Conseil d'administration

OBJECTIF
La mission de CMAOntario comporte trois volets :

1. Enflammer l'esprit créatif et soutenir le développement des artistes émergents de l'Ontario ;
2. Organiser des événements musicaux de grande qualité à des prix très abordables afin de créer des communautés plus dynamiques et inclusives ;
3. Soutenir les efforts caritatifs locaux qui contribuent au développement général et au bien-être des individus, renforçant ainsi la communauté dans son ensemble.

CMAOntario est un organisme sans but lucratif composé de membres et dirigé par un conseil d'administration bénévole et non rémunéré. L'Association a été constituée sans capital-actions en vertu de la Loi sur les personnes morales (Ontario) le 25 mars 2010. Avant d'être constituée en société, CMAOntario fonctionnait en tant qu'entité sans but lucratif non constituée en société, créée en 2008.

Dans le marché concurrentiel d'aujourd'hui, il est essentiel de disposer d'une infrastructure et d'un système de soutien solides pour que les artistes de musique country de l'Ontario puissent prospérer, surtout compte tenu de la domination écrasante des artistes américains dans le domaine de la musique country. En offrant ces possibilités, CMAOntario aide les artistes à améliorer leurs compétences, à se faire connaître et à concourir à un niveau plus élevé.

En plus de promouvoir les arts et la culture en Ontario, nous nous engageons à soutenir les initiatives caritatives locales. Par le biais de nos événements, nous nous efforçons non seulement de divertir, mais aussi d'avoir un impact positif sur la vie des personnes dans le besoin.

Notre équipe travaille avec les parties prenantes locales pour adapter nos stratégies en fonction de l'évolution des besoins de chaque communauté.

Cela nous permet d'allouer efficacement nos ressources et nos efforts, d'avoir un impact durable et transformateur et de nous aligner sur les valeurs et la culture de la communauté.

Une partie des recettes de chaque événement est versée à un organisme de bienfaisance local qui atténue les effets de la pauvreté et du désavantage, comme les banques alimentaires, les cuisines communautaires et les organismes d'aide à l'intégration communautaire. En outre, CMAOntario contribue chaque année au Unison Benevolent Fund.

Nous pensons que la musique a le pouvoir de rassembler les gens, d'inspirer la créativité et de favoriser un sentiment d'appartenance. En organisant des événements musicaux abordables, nous visons à rendre ces expériences accessibles à tous, quel que soit leur âge ou leur situation financière. Nous créons un espace où tout le monde se sent bienvenu et peut profiter de la magie de la musique en direct, et CMAOntario maximise sa plateforme pour faire une différence.

Nous invitons tout le monde à nous rejoindre dans notre objectif de soutenir les créateurs de musique country de l'Ontario, de construire des communautés dynamiques et d'avoir un impact positif sur la vie des individus. Ensemble, nous créons des opportunités pour que chacun puisse vivre une vie meilleure dans une communauté plus inclusive et prospère où la musique et les efforts caritatifs vont de pair.

OBJECTIFS
CMAOntario croit au pouvoir de la musique pour susciter des changements positifs. En présentant des spectacles multi-artistes abordables dans les centres de population concentrée et les communautés mal desservies de l'Ontario, nous rendons la musique en direct accessible à tous.

En attirant un public à l'intérieur et à l'extérieur des communautés, nous stimulons les dépenses des visiteurs, contribuons à l'économie locale et créons des opportunités pour les entreprises de prospérer, tout en générant des revenus pour aider les organisations caritatives locales.

Nous reconnaissons également l'importance de la promotion conjointe des artistes country francophones de l'Ontario et des artistes anglophones. Ce faisant, nous pouvons élargir le public pour les deux et créer une communauté musicale plus diversifiée et plus inclusive.

Les opportunités de réseautage entre les artistes et les leaders de l'industrie sont cruciales pour le développement de la carrière. Nous nous efforçons de faciliter ces contacts et de proposer des programmes complets de développement de carrière, en faisant appel à des leaders de l'industrie. Notre objectif est de rendre ces programmes abordables et accessibles à tous les artistes, en veillant à ce qu'ils disposent des outils et des connaissances nécessaires pour réussir dans l'industrie.

La préservation et l'enrichissement du patrimoine de la musique country de l'Ontario constituent un autre objectif important. Nous reconnaissons et promouvons les artistes traditionnels de la musique country, en attirant les amateurs de musique country d'hier et d'aujourd'hui. En proposant des entrées abordables pour ces événements, nous exposons un public plus large au riche patrimoine de la musique country de l'Ontario.

Nous nous engageons à promouvoir la diversité culturelle, l'égalité des sexes et l'inclusion dans toutes nos opportunités et initiatives. Nous pensons que chacun doit avoir un accès égal à la camaraderie, aux avantages et aux opportunités qu'offre la communauté de la musique country.

Enfin, grâce à notre cérémonie de remise des prix, nous visons à reconnaître et à amplifier les réalisations des artistes, des auteurs-compositeurs, des producteurs, des professionnels de la radiodiffusion et des leaders de l'industrie musicale de l'Ontario. En célébrant leurs succès, nous espérons inspirer et encourager les progrès et l'excellence.

Toutes ces initiatives favorisent la croissance, la collaboration et l'innovation, non seulement parmi les membres, mais aussi au sein de la communauté musicale dans son ensemble. Cette approche contribue au développement et au succès de la scène musicale country en Ontario, au bénéfice des artistes, des professionnels de l'industrie, des organismes de bienfaisance et, bien sûr, des communautés que nous servons.

Les carrières réussies d'artistes tels que The Reklaws, Tim Hicks, Robyn Ottolini, James Barker Band, Josh Ross, Meghan Patrick, Jason Blaine, Jason McCoy, Genevieve Fisher, Nate Haller, Owen Riegling, Jade Eagleson et bien d'autres témoignent de l'impact des efforts dévoués de CMAOntario pour soutenir leurs carrières.

Grâce aux conseils de notre conseil d'administration et au dévouement de notre équipe, nous sommes confiants dans notre capacité à atteindre ces objectifs et à laisser un impact durable sur les communautés de l'Ontario.

CMAOntario DÉCLARATION SUR LA DIVERSITÉ, L'ÉGALITÉ ET L'INCLUSION

L'AMC-Ontario s'engage à créer pour ses partenaires un environnement sensible à la culture, diversifié, inclusif et favorisant la positivité.

En tant qu'association, notre objectif est de traiter tous les membres, contractants, consultants et fournisseurs de manière juste et équitable, indépendamment de leur âge, de leur handicap, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leur appartenance ethnique, de leur religion ou de leurs convictions, de leur réassignation sexuelle, de leur mariage ou partenariat civil et de leur grossesse/maternité.

La promotion de l'égalité des sexes, de la diversité et de l'inclusion profite à la fois à l'association et à ses parties prenantes. En reflétant la diversité croissante de notre communauté, nous encourageons un engagement plus fort de la part de nos parties prenantes et de la communauté que nous servons.

Nous encourageons la civilité, l'intégrité et le respect parmi nos parties prenantes, tout en nous efforçant de fournir un accès et des opportunités pertinentes à tous nos membres, partout où nous possédons les moyens de les aider.

POLITIQUE DE DIVERSITÉ DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE CMAOntario
CMAOntario s'engage à créer un environnement diversifié, inclusif et équitable dans lequel tous les membres du conseil d'administration (élus ou nommés), le personnel, les bénévoles et les membres se sentent respectés et valorisés, quels que soient leur sexe, leur âge, leur race, leur origine ethnique, leur origine nationale, leur orientation ou identité sexuelle, leur handicap, leur niveau d'études ou toute autre identification sociale ou culturelle.

Nous nous engageons à ne pas faire de discrimination et à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi, de bénévolat et d'avancement dans tous nos domaines d'activité.

Le Conseil d'administration de CMAOntario croit aux avantages qu'offre la diversité et reconnaît qu'un éventail de points de vue est une bonne chose pour les affaires. Le fait d'avoir un Conseil composé d'hommes et de femmes possédant une multitude de compétences, d'expériences, d'antécédents et de points de vue signifie :

• l'avantage concurrentiel ;
• une bonne compréhension des opportunités, des problèmes et des risques ;
• l'inclusion de différents concepts, idées et relations ;
• l'amélioration de la prise de décision et du dialogue ; et
• une capacité accrue de contrôle de l'organisation, de sa pertinence et de sa gouvernance.

La philosophie et les objectifs de notre conseil d'administration pour assurer un leadership éclairé en matière de diversité, d'inclusion et d'équité sont les suivants :

• Nous nous efforçons de considérer la diversité, l'inclusion et l'équité en relation avec notre vision et notre mission, au bénéfice de ceux que nous servons.
• Nous visons à reconnaître et à corriger les inégalités dans nos politiques, nos programmes et nos services.
• Nous mettrons à jour et documenterons les progrès de nos pratiques en matière de diversité, d'équité et d'inclusion.
• Nous nous engageons à étudier les hypothèses sous-jacentes qui s'opposent à notre politique de diversité ou la remettent en question.
• Nous nous engageons à être transparents sur la diversité dans toutes nos interactions.
• Nous consacrerons notre temps et nos ressources au développement d'une plus grande diversité au sein de notre conseil d'administration et de nos postes de direction.
• Nous nous engageons à diriger avec respect et tolérance et nous encourageons tous les employés et les bénévoles à exprimer cette volonté dans leur travail au sein de notre organisation.

Toutes les nominations au conseil d'administration reflètent collectivement la diversité de l'environnement commercial dans lequel l'organisation opère et sont effectuées au mérite, dans le contexte des compétences, de l'expérience, de l'indépendance et des connaissances que le conseil d'administration juge efficaces.

Le conseil d'administration s'est engagé à garantir la diversité des genres et à agir avec diligence pour faire évoluer la situation.

PRINCIPES
La diversité de pensée est renforcée par un effort intentionnel. CMAOntario veillera intentionnellement à assurer la diversité.

La crédibilité est renforcée par la diversité du Conseil d'administration et de ses dirigeants. CMAOntario adoptera une approche bien équilibrée, diversifiée et crédible pour assurer la diversité du Conseil d'administration et de ses dirigeants.

La légitimité est renforcée par des dirigeants respectés, expérimentés et de haut niveau. Pour que la stratégie de diversité de l'organisation soit perçue comme un processus légitime, toutes les nominations seront fondées sur le mérite.

La visibilité est renforcée par la promotion d'objectifs généraux et communs. La visibilité renforce la réputation. Les impératifs de diversité et d'inclusion des genres occupent une place prépondérante sur la scène publique actuelle et dans tous les secteurs d'activité. Rendre publique la stratégie du conseil d'administration en matière de diversité est une étape utile pour nous responsabiliser, donner l'exemple et assurer un leadership réfléchi dans le secteur.

L'accessibilité est renforcée par une voix collective puissante. Nous trouverons un équilibre entre l'intention de cette politique et notre besoin d'être une voix puissante pour la diversité sous toutes ses formes.

PROCESSUS
Pour réaliser ses aspirations en matière de diversité, le conseil d'administration s'engage à

• Veiller à ce que la composition du conseil d'administration tienne compte de l'équilibre des compétences, de l'expérience, des connaissances, des points de vue, de l'indépendance et des caractéristiques en fonction des besoins stratégiques de CMAOntario et de l'environnement dans lequel elle opère.
• Identifier les candidats aptes à être nommés au conseil d'administration en examinant les candidats qualifiés au regard de critères objectifs et en tenant dûment compte des avantages de la diversité au sein de l'équipe.
• Tenir à jour une liste de candidats potentiels. Cette liste s'efforcera d'inclure une proportion équilibrée de femmes et d'hommes. Si la liste n'est pas équilibrée, pour chaque cycle de recrutement du Conseil d'administration, CMAOntario ne s'appuiera pas sur la liste, mais cherchera à la compléter pour atteindre l'équilibre.
• L'AMC-Ontario reconnaît que la présence d'une culture ou d'une identification ne garantit pas l'intégrité, pas plus que l'absence d'une culture ou d'une identification ne porte atteinte à l'intégrité.

RÉVISION
Révision : Annuellement par le conseil d'administration

L'organisation originale a été créée sous le nom d'Ontario Country Music Association en mai 2007 par Rob MacArthur, la marraine fondatrice Linda Wright et un certain nombre de personnes intéressées et enthousiastes qui pensaient qu'il était temps d'avoir une voix pour la musique country en Ontario : le "talent", y compris les auteurs-compositeurs, les musiciens, les groupes ; et l""industrie", y compris la radio, la gestion, les éditeurs, les agents de réservation et les sociétés d'enregistrement.

Ils ont identifié un besoin important d'ateliers éducatifs et de ressources pour renforcer chaque secteur de cette industrie en pleine croissance.

L'une des premières tâches de l'OCMA a été de créer un site web pour les communications, les flux d'informations et d'autres formes de communication avec les membres et le grand public. L'une des principales caractéristiques du site web initial était une station de radio Internet diffusant la musique des membres, bien qu'elle ait été abandonnée depuis.

Le premier conseil d'administration a été créé en octobre 2008. Barry Haugen était président, Anya Wilson était vice-présidente et Drew Allen était secrétaire-trésorier. Les autres administrateurs étaient Terry Fernihough, Bruce Good, Bill Hart, Peter Linseman, Rob MacArthur, Heather Ostertag et Bob Wilson.

Peu après, il a été décidé d'adopter un nouveau nom - "Country Music Association of Ontario" ou "CMAOntario" - afin d'éviter toute confusion avec un organisme défunt fonctionnant sous l'ancien nom. La Country Music Association of Ontario a été constituée sans capital-actions en vertu de la Loi sur les personnes morales (Ontario) le 25 mars 2010.

CMAOntario a attiré des membres par le biais de vitrines ou de scènes ouvertes, comme on les appelait. Le premier showcase a eu lieu à Oshawa et le deuxième au Gibson Guitar Center de Toronto en 2008. Depuis, l'association s'est développée pour intégrer des séminaires et des "Demoramas" au cours desquels les membres et les non-membres critiquent la musique des membres.

CMAOntario continue d'accroître le nombre de ses membres et de contribuer au développement de la carrière et à la formation du plus grand nombre possible d'auteurs, d'interprètes, de musiciens et de membres de l'industrie de la musique. En mai 2014, CMAOntario a organisé sa deuxième remise de prix annuelle et, en novembre 2014, elle organisera son premier séminaire éducatif de deux jours intitulé " The Road to Independence ", qui offrira également des possibilités de présentation.

Article 1 : Nom

1:1 Le nom de l'association sera (l") Association de musique country de l'Ontario (CMAOntario), ci-après dénommée "l'Association"."

Article 2 : Siège social

2:1 Le siège social de l'Association est situé dans la province de l'Ontario, à l'endroit décidé par le conseil d'administration.

Article 3 : Objectifs de l'association

3:1 Les objectifs de l'association sont classés séparément.

Article 4 : Adhésion

Adhésion à l'industrie 4:1 - simple

4:1:1 Critères : Toute personne qui estime que sa contribution à l'industrie musicale dans son ensemble relève de la musique country.

4:1:2 Droits et privilèges :

:1 Accès aux systèmes de soutien et aux contacts mis en place par l'association pour améliorer, soutenir ou fournir un tremplin dans le secteur de la musique.

:2 Droit de participer à des ateliers, des séminaires, des groupes de discussion ou tout autre événement spécial de l'association qui fournit des informations et un soutien aux membres dans le secteur de la musique, aux tarifs réservés aux membres.

:3 Éligibilité pour promouvoir, parrainer, soutenir des séminaires, des groupes de discussion ou tout autre événement spécial jugé approprié pour l'Association, par un vote majoritaire du Conseil d'administration, pour le soutien de l'Association.

:4 Droit de vote aux assemblées générales de l'Association.

4:2 Membres de l'industrie - entreprises et sponsors

4:2:1 Critères : Toute entreprise ou société dont l'adresse permanente se trouve dans la province de l'Ontario et qui soutient, contribue et/ou a une influence sur la musique country dans la province de l'Ontario, mais pas exclusivement dans la province de l'Ontario.

4:2:2 Droits et privilèges :

:1 Possibilité de promouvoir, parrainer, soutenir des séminaires, des groupes de discussion ou tout autre événement spécial jugé approprié pour l'Association, par un vote majoritaire du Conseil d'administration, pour soutenir l'Association. La reconnaissance d'un tel parrainage sera dûment notée.

:2 Droit de participer à des ateliers, des séminaires, des groupes de discussion ou tout autre événement spécial organisé par l'association qui fournira des informations et un soutien dans l'industrie, aux tarifs réservés aux membres.

:3 Droit de vote aux assemblées générales de l'Association.

4:3 Adhésion des supporters

4:3:1 Critères : Toute personne ayant un intérêt ou une passion pour la musique country, mais qui n'est pas directement impliquée dans le commerce de la musique country, peut devenir membre fan.

4:3:2 Droits et privilèges :

:1 Droit d'être contacté par le bulletin d'information et par courriel ; et d'être informé des activités et des événements de CMAOntario ;

:2 Pas de droit de vote.

4:4 Cotisations

:1 Les cotisations annuelles pour chaque niveau d'adhésion sont déterminées par le conseil d'administration.

:2 Les adhésions de l'industrie seront valables pour une durée d'un an ; les adhésions des supporters ne sont pas limitées dans le temps.

4:5 Démission ou expulsion

1. Tout membre peut démissionner en adressant une notification écrite au siège de l'Association.

Article 5 : Réunions de l'association

5:1 L'assemblée générale annuelle ou toute autre assemblée générale des membres se tient en tout lieu de l'Ontario désigné par le conseil d'administration, à la date et à l'heure fixées par le conseil d'administration.

5:2 Le conseil d'administration convoque l'assemblée générale annuelle de l'association, qui doit se tenir dans les six (6) mois suivant la fin de l'exercice fiscal.

5:3 L'assemblée générale annuelle est la seule assemblée générale obligatoire de l'association. La convocation peut être faite par

(i) par courrier électronique à tout membre ayant fourni à l'Association son adresse électronique, au moins vingt-cinq (25) jours avant la date de l'assemblée ; ou

(ii) par Postes Canada, le cachet de la poste faisant foi, au moins trente (30) jours avant la date de l'assemblée. L'avis de convocation à l'assemblée des membres doit rappeler au membre qu'il a le droit de voter par procuration.

5:4 Les assemblées générales ne sont ouvertes qu'aux membres de l'industrie (particuliers et entreprises).

5:5 Tous les membres de l'industrie (particuliers et entreprises) en règle ont droit à une (1) voix lors d'une assemblée générale. Un membre votant peut, par le biais d'une procuration écrite, nommer un mandataire pour agir lors d'une assemblée spécifique des membres, de la manière et dans la mesure autorisées par la procuration. Le mandataire doit être un membre votant de l'Association.

5:6 A quorum for any Members' Meeting shall be no less than 10% of the Members entitled to attend such meeting. Should a quorum not be reached within thirty (30) minutes of the scheduled time, the meeting shall be declared as unable to proceed and shall be rescheduled by the Chair. The rescheduled meeting shall proceed with those in attendance and with no required quorum.

5:7 Un membre peut assister et voter par procuration donnée à un membre actuel, à condition que le formulaire de procuration parvienne au bureau de l'Association au plus tard soixante-douze (72) heures avant l'heure d'ouverture de la réunion. Le formulaire de procuration doit mentionner le nom du membre qui dispose de la procuration. Les procurations non attribuées ou non spécifiées sont considérées comme non valables. Toute procuration soumise fait l'objet d'une vérification. Une procuration compte pour moitié dans la détermination du quorum, mais compte pour la totalité des voix lors du vote.

5:8 The Chair shall have the casting vote at any general meeting.

:2 Tout membre peut être invité à démissionner ou peut être exclu de l'Association si, de l'avis de la majorité du Conseil d'administration, un membre a, de quelque manière que ce soit, mis en danger, entravé et/ou perturbé la réputation de l'Association, ou la capacité de l'Association à atteindre ses objectifs.

3 L'Association n'est pas tenue de réadmettre un membre qui a démissionné, a été exclu ou s'est vu retirer sa qualité de membre pour quelque raison que ce soit.

:4 Le registre des membres est conservé au siège social de l'Association. L'utilisation et la distribution de ces informations sont laissées à la discrétion du conseil d'administration et sont régies par les lois sur la protection de la vie privée de la province de l'Ontario.

Article 6 : Administrateurs et dirigeants

6:1 Élection des directeurs

:1 :1 (a) L'Association de musique country de l'Ontario (CMAOntario) est gérée par un conseil d'administration composé d'un minimum de trois (3) et d'un maximum de treize (13) administrateurs.

(b) Sous réserve du paragraphe :1 :1 (e) ci-dessous, au moins deux tiers (2/3) des administrateurs sont élus ("administrateurs élus"), et le reste peut être nommé ("administrateurs nommés") à la discrétion du conseil, à condition que le nombre total d'administrateurs nommés ne soit pas supérieur à quatre (4).

(c) Lorsqu'un directeur est élu au cours des élections générales, son mandat commence à 0h00 deux (2) jours après l'AGA au cours de laquelle son élection au conseil d'administration est annoncée et se termine à 23h59 un jour après l'AGA qui coïncide avec la fin du mandat de deux ans du directeur, à moins que ce dernier ne démissionne ou ne soit dûment démis de ses fonctions avant cette date.

(d) Chaque directeur (qu'il soit élu ou nommé) a un mandat de deux ans, à moins qu'il ne démissionne ou ne soit dûment révoqué avant l'expiration de ce mandat de deux ans. Un administrateur peut exercer un nombre illimité de mandats dûment élus ou nommés.

(e) Si un administrateur (élu ou nommé) démissionne ou est révoqué avant la fin de son mandat de deux ans et que cette démission ou révocation fait que moins de deux tiers (2/3), mais plus de cinquante pour cent (50%) des administrateurs sont des administrateurs élus, la proportion minimale d'administrateurs élus autorisée est de cinquante pour cent (50%) jusqu'à ce que des élections générales soient organisées pour les administrateurs. Dans le cas où la démission ou la révocation d'un administrateur fait que moins de cinquante pour cent (50%) des administrateurs sont des administrateurs élus, le conseil d'administration peut, à sa discrétion : (i) choisir d'organiser une élection partielle d'un ou de plusieurs administrateurs pour que la composition du conseil soit à nouveau conforme à la section :1 :1 (b) ci-dessus ; ou (ii) choisir d'attendre les élections générales pour que la composition du conseil soit à nouveau conforme à la section :1 :1 (b) ci-dessus.

:2 Les administrateurs actuels qui ne se présentent pas à la réélection feront office de comité d'approbation des nominations pour tous les candidats.

:3 Chaque directeur doit, dans la mesure du possible, représenter un secteur de l'industrie de la musique country de l'Ontario. Chaque candidat doit, au cours des deux années précédant sa nomination, avoir travaillé dans le secteur de la musique et avoir résidé en permanence en Ontario.

Chaque administrateur doit être membre en règle ou devenir membre en règle de l'Association lors de son élection au conseil d'administration pour pouvoir siéger en tant qu'administrateur.

6:2 Élection des membres du bureau

:1 The Directors shall elect the Officers of the Association: Chair, 1st Vice Chair, 2nd Vice-Chair, Secretary and Treasurer. The Offices of the Treasurer and Secretary may be filled by one person. The Chair shall have served at least one year as a Director.

:2 If the Chair is unable to perform his or her functions at any time, the duties of the Chair shall be performed by the 1st Vice-Chair, failing which the duties shall be performed by the 2nd Vice Chair.

:3 A Past-President or Past-Chair may serve with no voting privileges for one year following his or her term; and may be invited to participate at Executive Committee meetings.

6:3 Fonctions des dirigeants

:1 The Chair of the Association shall chair each meeting of the Association and of the Board of Directors. In the absence of the Chair, the meeting will be chaired in the following order of priority: 1st Vice Chair, 2nd Vice Chair, Secretary, then Treasurer. The Chair shall in conjunction with the Executive Director set the agenda for each meeting.

:2 Le Secrétaire de l'Association supervise et veille à ce que les tâches suivantes soient accomplies : (a) la correspondance de l'Association (b) les convocations aux réunions de l'Association et du Conseil d'administration (c) les procès-verbaux de toutes les réunions de l'Association et du Conseil d'administration (d) la garde de tous les dossiers et documents de l'Association, à l'exception de ceux qui doivent être conservés par le Trésorier.

:3 Le Trésorier de l'Association doit : (a) conserver les documents financiers de l'Association (b) présenter les états financiers aux réunions du Conseil d'administration, à l'Assemblée générale annuelle et à tout autre moment.

:4 Tous les membres du bureau sont automatiquement membres du comité exécutif.

Tout membre du bureau peut être révoqué, pour cause ou incapacité, par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) de l'ensemble du conseil d'administration. Toute vacance causée par la démission ou la révocation d'un dirigeant peut être comblée par une nomination du reste du conseil d'administration, jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. Le fait de ne pas assister à deux (2) réunions consécutives du conseil d'administration peut être considéré comme un motif de révocation.

6:4 Fonctions et responsabilités des directeurs

:1 Les directeurs supervisent la gestion et l'administration de l'association.

:2 There shall be up to five (5) signing officers of the Association, who shall be the Officers of the Association. All official documents binding the Association (including cheques) shall bear two (2) of their signatures.

:3 The Board of Directors will meet not less than twice between Annual General Meetings. A Board of Directors meeting can be called by the Chair or at the request of at least two (2) Directors.

:4 A quorum for any Board of Directors meeting shall be one half (1/2) of the Board, and must include either the Chair or a Vice-Chair. Each Director shall have one (1) vote and no proxy votes will be allowed. The Chair shall have the casting vote.

Le conseil d'administration peut, par résolution, autoriser les administrateurs à assister aux réunions régulières du conseil d'administration par téléphone ou par un moyen ou dispositif électronique, ou par courrier électronique. Tout administrateur participant à distance par cette méthode sera inclus dans le calcul du quorum et aura le droit de voter sur toutes les questions soulevées lors de la réunion.

Le conseil d'administration peut se réunir par d'autres moyens ou dispositifs électroniques permettant à chaque administrateur de communiquer entre eux de manière adéquate, à condition que le conseil d'administration ait adopté une résolution précisant le processus de tenue de la réunion, garantissant une sécurité et une confidentialité adéquates, la procédure d'établissement du quorum, le délai autorisé pour assister à une telle réunion et le processus à utiliser pour enregistrer les votes de tout administrateur. Avant de procéder à la réunion par d'autres moyens électroniques, il doit être établi que chaque administrateur a accès aux moyens de communication spécifiques à utiliser et que chaque administrateur a consenti à l'avance à la réunion par voie électronique en utilisant les moyens de communication spécifiques proposés pour la réunion.

:7 Dans le cadre de leurs fonctions au sein de l'Association, tous les administrateurs doivent préserver la confidentialité de toutes les activités du Conseil d'administration, cette confidentialité s'étendant, sans s'y limiter, à des activités telles que les réunions du Conseil d'administration, les informations diffusées au Conseil d'administration concernant les affaires de l'Association, et les activités au sein des Comités du Conseil d'administration.

8 Dans la conduite des activités du conseil d'administration, chaque administrateur doit divulguer aux autres administrateurs tout intérêt financier ou professionnel dans toute question examinée par le conseil d'administration. Lorsque cet intérêt financier ou professionnel est jugé significatif, l'administrateur est récusé.

:9 Tous les administrateurs sont tenus de préserver la confidentialité de tous les documents soumis à l'Association par des tiers ou préparés par, pour ou au nom du Conseil d'administration.

Tout directeur peut être révoqué, pour cause ou incapacité, par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) du conseil d'administration. Le directeur en question est récusé. Tout poste vacant causé par la démission ou la révocation d'un administrateur peut être pourvu par nomination par les administrateurs restants, jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. Le fait de ne pas assister à deux (2) réunions consécutives du conseil d'administration peut être considéré comme un motif de révocation.

Le comité exécutif du conseil d'administration se réunit de temps à autre à la demande de l'un de ses membres. Le procès-verbal de toute réunion du comité exécutif est communiqué aux administrateurs au plus tard lors de la réunion suivante du conseil d'administration.

Article 7 : Finances

:1 Le conseil d'administration désigne, lors de l'assemblée générale annuelle, un comptable professionnel chargé d'examiner et d'auditer les comptes.

Les états financiers sont préparés au moins une fois par an et présentés aux membres lors de l'assemblée générale annuelle.

:3 Les recettes et les revenus de l'Association sont utilisés conformément aux objectifs de l'Association.

:4 Le conseil d'administration peut employer les personnes et entretenir les bureaux et autres installations nécessaires et approuvées.

Les membres peuvent recevoir des honoraires pour le travail effectué au nom de l'Association et demandé par le Conseil d'administration. Les montants sont déterminés de temps à autre par le conseil d'administration.

:6 Tout administrateur, dirigeant ou membre peut être remboursé pour les dépenses qu'il a engagées dans le cadre de services, de tâches ou de travaux effectués pour le compte de l'Association. Ce remboursement nécessite la présentation et l'approbation des reçus et documents appropriés, ainsi que l'approbation du conseil d'administration.

:7 Les administrateurs et les dirigeants de l'Association ne sont pas rémunérés pour leurs services en tant qu'administrateurs ou dirigeants respectivement. Ils peuvent toutefois recevoir des honoraires pour le travail effectué au nom de l'Association et demandé par le Conseil d'administration. Le montant des honoraires est déterminé de temps à autre par le conseil d'administration.

:8 L'exercice financier de l'Association va du 1er janvier au 31 décembre, ou toute autre période déterminée par le Conseil d'administration.

:9 Les fonds de l'Association peuvent être investis dans des certificats à terme entièrement garantis de toute banque ou société fiduciaire, ou selon les instructions du Conseil d'administration.

Le Conseil d'administration peut conclure des accords avec tout organisme gouvernemental, toute autorité, toute société, toute entreprise, toute organisation ou toute association, dans la mesure où les objectifs de l'Association sont atteints. Le Conseil d'administration est en outre habilité à emprunter, lever ou garantir des fonds s'il le juge nécessaire.

Article 8 : Protection et indemnisation des administrateurs et des dirigeants

1. Tout administrateur ou dirigeant de l'Association ou toute autre personne qui a dûment et légalement assumé ou est sur le point d'assumer une responsabilité au nom de l'Association, ainsi que leurs héritiers, exécuteurs et administrateurs et leur succession, respectivement, seront à tout moment indemnisés et protégés, sur les fonds de l'Association, contre :

a) tous les frais, charges et dépenses, quels qu'ils soient, que ce directeur, ce fonctionnaire ou cette autre personne supporte ou subit à l'occasion d'une action, d'un procès ou d'une procédure intenté(e), engagé(e) ou poursuivi(e) contre lui ou elle en raison d'un acte, d'une action, d'une affaire ou d'une chose quelconque qu'il ou elle a fait ou autorisé(e), dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions, ou en raison d'une telle responsabilité ;

(b) tous les autres frais et dépenses que le directeur ou le fonctionnaire supporte ou encourt dans le cadre des affaires de l'organisation ou en relation avec celles-ci, à l'exception des frais, charges ou dépenses résultant d'une négligence ou d'une omission volontaire de sa part.

:2 Tous les dirigeants et administrateurs sont protégés par l'Association dans l'exercice de leurs fonctions. L'Association indemnisera chaque dirigeant et administrateur pour tous les coûts ou charges résultant de leurs actions au nom de l'Association. Cette indemnisation ne s'applique pas à un dirigeant ou à un administrateur dont la conduite enfreint les lignes directrices, les politiques et les budgets définis de temps à autre par le Conseil d'administration.

:3 Tout administrateur ou dirigeant qui commet des actes de fraude, de malhonnêteté ou de mauvaise foi ne bénéficie pas de la protection de l'Association.

:4 Aucun administrateur ou dirigeant ne peut être tenu personnellement responsable des actes d'un autre administrateur ou dirigeant.

5 Aucun administrateur ou dirigeant ne peut être tenu responsable des pertes ou dommages dus à la faillite ou à des actes illicites commis par toute personne, entreprise ou société traitant avec l'Association. Cette disposition ne s'applique pas lorsque l'administrateur ou le dirigeant a un lien de dépendance avec la personne, l'entreprise ou la société en question.

:6 Aucun administrateur ou dirigeant n'est responsable d'une perte due à un oubli ou à une erreur de jugement ou à un acte accompli au nom de l'Association, à moins que cet acte ne soit fondé sur la fraude, la malhonnêteté ou la mauvaise foi.

:7 Les administrateurs et les dirigeants peuvent se fier à l'exactitude de toute déclaration ou de tout rapport préparé par le comptable professionnel de l'Association. Les administrateurs et les dirigeants ne seront pas tenus responsables de toute perte ou de tout dommage résultant de l'utilisation des déclarations ou des rapports de ce comptable professionnel.

:8 L'Association souscrira toute assurance responsabilité civile nécessaire pour mieux protéger ses administrateurs et ses dirigeants.

Article 9 : Généralités

1 Les statuts de l'Association ne peuvent être modifiés que par une résolution spéciale des membres, votant au moins 75% en faveur : (a) lors d'une assemblée officielle des membres ; ou (b) à la discrétion du conseil d'administration, par une procédure de vote sécurisée en ligne réservée aux membres.

:2 Tout membre votant en règle peut demander à consulter les livres et registres de l'Association moyennant un préavis écrit d'au moins trente (30) jours.

Amendement approuvé par le Conseil d'administration : 2 juin 2018